Как правильно назначить время и место деловой встречи?
При организации переговоров между участниками, живущими в разных городах или странах, особое значение приобретает время и место встречи.
Как правильно назначить время и место деловой встречи? Знайте, что принимающая сторона имеет ряд не только преимуществ, но и осложняющих факторов.
Преимущества для принимающей стороны:
- возможность выбирать помещение и время проведения переговоров, а также расположить к себе гостей с помощью культурной программы;
- чувство комфорта и уверенности - «дома и стены помогают»;
- обычай придерживаться правил и этикета той страны, в которой проходит встреча.
Осложняющие моменты для принимающей стороны:
- невозможность отсрочить решение, сославшись на необходимость консультации со специалистами, оставшимися дома, получения дополнительной информации и т. п.;
- чувство обязательства перед партнёрами, проделавшими долгий путь;
- отвлекающие организационные моменты. Иногда переговоры проводятся на нейтральной территории. Для этого часто используются крупные выставки и конференции, в которых участвуют заинтересованные стороны.
Как правильно назначить время и место деловой встречи?
Выбирая время для переговоров, нежелательно назначать их на конец финансового года, месяца или квартала. Нужно помнить, что не во всех странах финансовый и календарный год совпадают.
Лучше всего назначать переговоры в начале дня, на свежую голову. Тогда достигнутые соглашения можно будет обсудить за совместным обедом. Переговоры, которые продлятся несколько дней, лучше начинать в середине первого дня, после обеда. Для партнёров, приезжающих из другого города или страны в конце недели, следует организовать культурную программу.
Встреча начинается с представления, если её участники незнакомы. Сначала представляется глава принимающей стороны, затем - руководитель гостей. В таком же порядке главы делегаций представляют своих сотрудников, начиная с тех, кто занимает более высокое положение. В это же время происходит обмен визитными карточками. Когда делегации многочисленны, визитные карточки можно не раздавать. Вместо этого перед началом переговоров каждый участник получает список обеих делегаций.
Глава принимающей стороны садится за стол первым. Остальные участники рассаживаются так, чтобы напротив друг друга сидели люди, занимающие примерно одинаковое положение. Обычно для удобства места распределяются заранее и на стол ставятся таблички с именами. Этим допустимо пренебречь, когда количество участников невелико.
Переговоры ведёт руководитель принимающей делегации. Он начинает беседу и предоставляет слово членам своей делегации. Задавать вопросы в ходе выступления считается невежливым. Если это необходимо, спрашивающий должен извиниться и быть краток. Замечания делаются по окончании выступления.
Если участники переговоров встречаются в первый раз, они обычно обмениваются своими визитными карточками. Получив карточку, следует прочитать написанное на ней имя и во время переговоров положить её перед собой, чтобы не ошибиться, называя имена и должности присутствующих. Можно также держать перед глазами список приглашённых.
Предъявление полномочий часто необходимо, когда партнёры незнакомы. В качестве документа, подтверждающего полномочия, могут быть предъявлены:
- письмо-доверенность руководителя фирмы, в котором говорится, что сотрудник фирмы уполномочен вести переговоры на определённую тему (в письме указывается, имеет ли право уполномоченный сотрудник подписывать те или иные совместные соглашения);
- рекомендательные письма от деловых партнёров или банкиров, известных вашим собеседникам;
- краткая презентация фирмы;
- копия аудиторского отчёта;
- статья о фирме, помещённая в солидном печатном издании.
Вопросы выяснения и уточнения полномочий противоположной стороны желательно поручать юристам и решать до начала переговоров.
